Cum să stabiliți și să urmăriți obiectivele de performanță ale cabinetului dumneavoastră!?

     Atunci când urmăriți episodul final al sezonului preferat al unui serial, există șanse mari ca scenariștii și producătorii să fi avut deja rezultatul(e) în minte înainte să înceapă să scrie sezonul. Echipa din spatele emisiunii a creat cu atenție fiecare episod pentru a conduce la acel rezultat, astfel încât finalul să fie satisfăcător pentru telespectatori (chiar dacă se termină cu un moment tensionat).  

   * Este important ca dumneavoastră și întreaga echipă să cunoașteți rezultatele cabinetului. Care sunt obiectivele pe care doriți să le atingeți la finalul anului? Decembrie este "finalul" vostru. Campaniile și sarcinile fiecărei luni ar trebui să vă conducă către acesta. Dacă nu cunoașteți obiectivele voastre, înseamnă că operați în întuneric și nu veți ști cum se va încheia "finalul" vostru.

    *În această postare, veți învăța 4 pași pentru a stabili și urmări obiective care vor duce la o planificare eficientă a echipei, o aliniere mai puternică a echipei și niveluri mai ridicate de satisfacție a pacienților:

  Pasul 1: Întâlniți-vă devreme cu medicii.

    Ca un cabinet aglomerat, poate fi dificil să găsiți timp pentru a vă întâlni cu medicii, în special pentru a discuta despre obiectivele cabinetului. Cu toate acestea, stabilirea clară a obiectivelor și așteptărilor va ajuta ca practica voastră să fie dorită de pacienți.

     Începeți prin inițierea acelei întâlniri. Veniți pregătiți cu o agendă astfel încât timpul să fie folosit eficient. La finalul întâlnirii, ar trebui să știți cum arată "finalul" vostru, astfel încât voi și echipa voastră să puteți planifica sarcinile în jurul acestuia.

        Iată câteva puncte de discuție pentru conversație:

*Doriți să atrageți sau să păstrați pacienți? Sau ambele? În ce măsură?
*Care sunt oportunitățile de creștere?
*Unde puteți acomoda mai mulți pacienți?
*Ce promoții aveți?
*La ce proceduri ar trebui să vă concentrați?
*Este nevoie să adăugați membri în echipă pentru a atinge obiectivele noastre?
*Cum s-a descurcat cabinetul în trecut în ceea ce privește încasările, pacienții noi, programările repetate, etc.?

        Cu cât sunteți mai specifici în ceea ce privește aspectul succesului în cabinetul vostru, cu atât va fi mai ușor să determinați cum să ajungeți acolo.

        Sfat: Stabiliți o întâlnire anuală de planificare cu medicul (medicii) în decembrie sau la începutul lunii ianuarie. Alocați 2-3 ore, în funcție de dimensiunea echipei. Asigurați-vă că aveți suficient timp pentru a discuta în detaliu obiectivele și așteptările voastre împreună cu medicul (medicii).

        Stabiliți obiective realiste!

      Când vine vorba de stabilirea obiectivelor, pacienții sunt centrul acestora. Fiecare obiectiv reprezintă o măsură a satisfacției pacientului. Păstrați acest lucru în minte în cazul în care întâmpinați sentimente ciudate atunci când discutați despre obiective. Sunteți în domeniul sănătății deoarece doriți să oferiți cea mai bună și corectă îngrijire tuturor pacienților. Și nu puteți face acest lucru dacă nu aveți metrici stabilite.

Pe măsură ce creați obiective, acestea trebuie să fie relevante pentru cabinetul vostru, nu neapărat standardul din industrie.

   Puteți determina acest lucru analizând performanțele anterioare utilizând PMS sau PRM-ul vostru. Datele istorice vă oferă o bază pentru stabilirea obiectivelor. Vă ajută să luați decizii mai încrezătoare.

      De exemplu, dacă rata de acceptare a cazurilor în cabinetul vostru este în jur de 45%, atunci următorul vostru obiectiv nu ar trebui să fie 85%. Este nerezonabil și nu pregătește echipa voastră pentru succes. În schimb, poate demoraliza membrii echipei și poate duce la epuizare profesională.

Începeți cu 50% ca obiectiv de acceptare a cazurilor. Apoi, în 6 luni, creșteți-l la 55%. Construiți treptat această creștere. Așa se creează momentul necesar.

 


        Sfat: Nu uitați să sărbătoriți și câștigurile mici pe parcurs. Recunoașterea acestor câștiguri construiește moralul echipei și asigură că tot efortul depus este văzut și valorificat.

              Pasul 2: Împărtășiți și colaborați cu restul echipei.

          După ce v-ați întâlnit cu medicii și ați stabilit obiectivele, următorul pas este să vă întâlniți cu restul echipei pentru a aduce toată lumea pe aceeași lungime de undă.

         Programați o întâlnire pentru a revizui obiectivele și permiteți echipei să își exprime părerea. Puteți pune câteva dintre următoarele întrebări:

*Ce funcționează bine?
*Unde poate îmbunătăți cabinetul?
*Care sunt punctele de durere cu care se confruntă echipa?
*Ce soluții au?
*Ce campanii pot fi create?

              Crearea unui spațiu în care să le oferiți ocazia să își exprime părerea îi implică și îi angajează activ în partea de afaceri a cabinetului. De asemenea, le conferă un sentiment de proprietate și îi entuziasmează să atingă obiectivele. Aceasta este una dintre modalitățile de a face munca mai distractivă și mai semnificativă.

         În plus, dacă obiectivele pe care le-ați discutat cu medicii se potrivesc cu prioritățile identificate de echipa voastră, atunci știți că toată lumea este aliniată. Acest lucru face mai ușor să vă concentrați cu toții asupra aceluiași obiectiv.

            Odată ce aveți o înțelegere clară a "finalului" sau a obiectivelor voastre, trebuie să analizați pas cu pas cum veți ajunge acolo.

          Pasul 3: Creați campanii relevante pentru a atinge obiectivele.

  Păstrați această abordare în minte în timp ce veniți cu idei de campanii.

   Gândiți-vă ca un consumator.

   Întrebați-vă ce tip de conținut și mesaj este relevant pentru ei. Cum doresc să fie comunicați? Despre ce sunt curioși?
   Trebuie să adaptați comunicările în funcție de ceea ce le interesează pe oameni, folosind canalele pe care sunt activi. Este mai ușor să luați decizii de afaceri atunci când abordați perspectiva pacientului.

              Iată un exemplu de cum să realizați o campanie de urmărire a tratamentului:

      Ziua 1 - Email -> Iată câteva sfaturi despre tratamentul pe care l-am discutat

        Ziua 7 - Mesaj text -> Amânarea unui tratament nu este o idee bună.

         Ziua 10 - Social media -> Avem opțiuni excelente de finanțare pentru tratamente

             Ziua 14 - Video -> Beneficiile restaurării

               Ziua 18 - Newsletter -> Oferă-ți zâmbetului o nouă început cu un implant dentar

                  Ziua 21 - Poștă -> Notificare importantă despre tratamentul tău în așteptare

          Pacienții au nevoie să audă un mesaj de mai multe ori pentru a-l înțelege și pentru a "achiziționa" sau a accepta o recomandare de tratament. Utilizați o combinație de canale și conținuturi diferite pentru a-i educa și a-i susține.

                         Sfat: Fiți conștienți de cât de multe termeni de specialitate dentară folosiți și alegeți cuvinte care să fie relevante pentru pacienții voștri. Există șanse ca mulți dintre pacienții voștri să nu aibă cunoștințe dentare, așa că utilizarea în mare parte a unor termeni clinici ar putea duce la pierderea interesului lor.

              Pasul 4: Urmăriți-vă obiectivele în mod regulat

                 Monitorizarea obiectivelor este esențială dacă doriți să le atingeți. Probabil aveți un proces pentru a le urmări, dar acesta nu este neapărat ideal. Urmăriți obiectivele cu ajutorul PMS-ului sau PRM-ului vostru dacă are o funcție de analiză. Evitați să faceți acest lucru pe o foaie de calcul sau într-un document Word. Utilizarea stivei tehnologice existente facilitează menținerea obiectivelor și nu vă face să pierdeți din vedere munca diligentă pe care echipa voastră o depune.

                 De asemenea, comunicarea regulată este crucială pentru atingerea obiectivelor voastre. Programați o întâlnire săptămânală cu echipa pentru a discuta cum vă descurcați. Aceasta îi ajută pe toți să fie responsabili și concentrați pe sarcinile care contează cel mai mult. Puteți discuta, de asemenea, despre ceea ce nu funcționează și să ajustați așteptările.

                Sfat: Programați o întâlnire a echipei la jumătatea anului pentru a evalua modul în care ați urmărit obiectivele.

              La fel ca în întâlnirile săptămânale ale echipei, dacă ceva nu funcționează, nu ezitați să reevaluați obiectivele. Nu există nimic în neregulă în a reveni la început și a reface planurile.

Platforma de marketing conține o gamă variată de instrumente care vă ajută să îmbunătățiți satisfacția pacienților și productivitatea echipei.

           Obțineți o vizibilitate asupra performanțelor cabinetului vostru cu ajutorul analizelor care vă ajută în stabilirea și urmărirea obiectivelor. Ajungeți la pacienți cu mesaje direcționate și relevante utilizând campanii automate. Reduceți timpul petrecut pe sarcinile repetitive care nu sunt necesare, cum ar fi confirmările și amintirile programărilor.
           Și aceasta este doar o privire generală asupra ceea ce oferă Platforma de marketing - programați o demonstrație pentru a vedea cum poate ajuta cabinetul !