5 Reguli de instruire a personalului pentru preluarea primului apel de la un pacient nou

Dintre toate activitățile non-clinice din biroul dvs., preluarea primului apel telefonic de la un pacient potențial poate fi cel mai bun reper in luarea unei decizii. Personalul de la receptie sau oricine altcineva care se ocupa de partea telefonica  trebuie să fie gata să treacă imediat într-o conversație bine gandita, de tip "script", ce vizeaza mai multe obiective importante.

Doriți ca noii pacienti să intre în cabinetul dvs. ca si cum ar fi pasit in cel mai bun moment al zilei.  De asemenea, trebuie să fii pregătit să oferiți o experiență excelentă pentru noul pacient. Pentru a îndeplini aceste obiective, iată cum trebuie să se pregătească personalul de la receptie  în doar câteva minute:

1. Energia și entuziasmul proiectului. Chiar și în cele mai grave zile la cabinet, personalul de la receptie trebuie să se ridice deasupra oricăror sentimente negative pentru a crea o impresie puternică pozitivă a practicii tale. Limbajul precum "Ne place să vedem noi pacienți!" Sau "Abia aștept să vă cunosc!" transmit mesajul potrivit.

2. Adunați informații ... inclusiv fapte personale interesante. În plus față de informațiile obișnuite ale pacientului, persoana care raspunde la telefon trebuie sa extragă câteva detalii personale de la pacient. Acestea vor fi usor documentate, astfel încât dumneavoastră și ceilalți membri ai personalului sa le puteți folosi pentru a putea construi o relație puternica dintre medic și pacienți.

3. Aflați cum au auzit apelanții despre cabinetul dvs. Coordonatorul dvs. de marketing trebuie să știe ce strategii funcționează pentru cabinetul dvs. Dacă noii pacienți au fost referiți de către pacienții actuali, întrebând "Cui sa îi mulțumim pentru că ne-a recomandat?", transmite mesajul că apreciați cu adevărat pacienții, atat pe cei vechi cat  și pe cei noi. Urmărindu-i pe cei ce vă recomandă si mulțumindu-le, de asemenea, vă permite să aflați mai multe despre pacienți.

4.   Nu va temeti sa laudati cabinetul dvs. Construiți valoare pentru echipa cabinetului dvs. lăudandu-vă medicii  ("Știați că dr. Popescu  are cele mai noi certifican ceea ce priveste tehnica...?"), personalul dvs. (tratăm pacienții noștri ca și cum ar fi parte din familie!) si cabinetul dvs. ("Avem un nou sistem imagistic uimitor!") . Acest lucru transmite mesajul că pacientul a luat cea mai buna decizie prin  contactarea cabinetului dvs. stomatologic.

5. Programați prima întâlnire în termen de șapte zile. Până la sfârșitul conversației, toți apelanții ar trebui să fie programați să vină în curând pentru prima lor vizită ... altfel prima impresie pozitivă pe care o creează personalul care raspunde la telefon, poate dispărea.

Antrenați-vă personalul care se ocupa de telefone folosind scripturi pentru a gestiona această lungă listă de responsabilități. Curând, va putea lua noi apeluri de la pacienti,  fără probleme și în mod eficient ... chiar dacă in cabinet este haos atunci când sună telefonul.